Dématérialisation : Quelles économies possibles pour l’entreprise ?

Publié le 8 Octobre 2018 :

Editer et transmettre des documents (devis, bons de commande, factures…) coûte de l’argent et un temps précieux aux TPE et PME. A cela s’ajoute les démarches nécessaires pour payer et encaisser les factures, ainsi que les risques de fraude, d’usurpation d’identité, et de non paiement. Heureusement, les avancées réalisées sur le terrain de la « digitalisation » offrent aujourd’hui des solutions permettant de réaliser des économies importantes dans ce domaine.

« Dématérialisation limitée » : une solution plus coûteuse qu’il n’y paraît

Bon nombre d’entreprises optent pour une « dématérialisation limitée » de leurs devis, bons de commande, factures, et autres documents. En d’autres termes, elles recourent à un logiciel pour éditer numériquement ces documents, et s’en remettent ensuite à une gestion « papier » des étapes postérieures. Cette façon de faire génère des coûts cachés :

  • les coûts directs : impressions des documents, mises sous plis, affranchissements …
  • les coûts indirects liés au temps passé à effectuer certaines tâches chronophages : dépôt ou récupération en boîtes aux lettres, ouverture des enveloppes, classement et stockage des factures, transmission en interne pour contrôles, envois de chèques, d’ordres de virements ou règlements par cartes bancaires …

Ensuite, la conservation de ces documents se fait souvent sur disques durs ou sur des serveurs gratuits. Ou bien, dans le cas de documents « papier », dans un classeur rangé dans une armoire ! Si ces options ne coûtent rien, elles n’offrent cependant pas de véritable sécurisation sur la durée, ce qui constitue un risque bien réel pour l’entreprise.

BizOverBiz : une solution de « dématérialisation complète »

C’est pour faire gagner les TPE et PME en productivité, alléger leurs coûts, et renforcer la sécurisation de leurs données, que la société 4MP a mis au point la solution BizOverBiz. Cette dernière leur offre une série de micro-services parmi lesquels :

  • l’édition numérique de documents et leur mise à disposition immédiate. Une facture est ainsi disponible, visible, et téléchargeable par le ou les bons utilisateurs dans un coffre-fort électronique pour une durée limitée à 4 mois (sans risque de fraude ou d’usurpation d’identité),
  • l’archivage des factures sur 10 ans dans le coffre-fort de l’entreprise émettrice et destinataire (sans risque de perte ou duplication frauduleuse). Une option utile pour se prémunir des contrôles de l’administration fiscale,
  • la mise en règlement (manuelle ou automatique) s’il s’agit d’une facture grâce à un compte de paiement (là encore sans risque de fraude ou d’usurpation d’identité).

Comparaison des coûts entre les deux solutions

Afin que les entreprises puissent y voir plus clair entre solution de dématérialisation « basique » et solution BizOverBiz, voici un comparatif des coûts (HT) en prenant l’exemple d’une facture :

[1] Coût établi sur la base d’une rémunération horaire chargée de 30€ (0,50€ la minute) et d’une durée estimée de 4 minutes pour éditer une facture

[2] Coûts directs et indirects établis en fonction de plusieurs expertises et enquêtes réalisées entre 2010 et 2017

Le tableau ci-dessus montre qu’il est possible de réaliser des économies substantielles sur le contrôle, la transmission, la réception, ou la mise en règlement d’une facture, tout en offrant une meilleure sécurisation des données archivées. A chaque entreprise de se déterminer, en fonction de sa culture, de ses contraintes, de ses moyens, et l’impérieuse nécessité de maîtriser ses coûts.

Renseignements complémentaires sur https://www.bizoverbiz.com et sur contact@bizoverbiz.com

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