Envoi digital : mode d’emploi

AVANTAGES de la solution :

  • un coût d’envoi digital divisé par au moins 5 par rapport à l’envoi postal : 0,30€ TTC fixe en “digital” contre 1,50€ TTC minimum en “postal”
  • une sécurité accrue par rapport à l’envoi de pièces jointes par mail : (1) l’expéditeur est ici assuré de la bonne réception de la facture (statut REC signifiant reçu dans la liste des envois), (2) le nombre d’acteurs pour l’acheminement du document est réduit à 1 seul (BizOverBiz)
  • une totale conformité fiscale en regard des règles de l’administration relatives à l’authenticité (signature électronique) et à la conservation (coffre-fort électronique) des factures
  • la possible ouverture d’un compte de paiement (en option) pour les entreprises opérant en B2B, permettant de profiter d’innovations en gestion de trésorerie, mais aussi de réduire les frais imposés par les banques

PREALABLE à l’utilisation de services sur BizOverBiz :

  • inscrire son entreprise sur la plate-forme en ligne (2 min. environ sont nécessaires)
  • prérégler 10€ HT par carte bancaire en ligne (un prépaiement permet de s’affranchir d’éventuelles actions malveillantes).

MODE D’EMPLOI :

Une fois connecté à la plate-forme grâce à l’identifiant et au mot de passe fournis lors de l’inscription :

  • cliquer sur le bouton “Factures sortantes” pour envoyer une facture en mode “digital”. La plate-forme BizOverBiz fera office de boîte aux lettres “digitale” (par opposition à une boîte aux lettres “physique”) et maintiendra ainsi la facture à disposition du destinataire
  • cliquer sur le bouton “Editer” pour éditer une facture SIMPLE ou sur le bouton “Importer” pour prendre en charge une facture déjà créée à l’aide d’un logiciel indépendant
  • cocher la case “Mise à disposition“, éventuellement cocher en complément la case “Archivage 10 ans” pour être en conformité avec l’administration fiscale, et décocher si nécessaire les cases non souhaitées. N.B. Le texte est en vert pour les factures importées, et en noir pour les factures éditées
  • cliquer sur le bouton “Browse” (en Français “Parcourir“) pour choisir la facture à importer, ou bien remplir les différents champs constitutifs d’une facture à éditer. N.B. Dans ce cas, deux champs caractérisant le destinataire sont ajoutés pour pouvoir établir une facture règlementaire en B2B : le Siret et le statut juridique de l’entreprise
  • compléter le champ qui caractérisera le destinataire : une adresse E-mail si celui-ci n’est pas inscrit sur BizOverBiz, ou bien l’identifiant sur le réseau BizOverBiz si celui-ci est déjà inscrit. Un identifiant BizOverBiz est constitué de 3 parties principales séparées par une esperluette (&) : [dénomination de l’entreprise & nom de la personne & prénom de la personne].
  • cliquer sur le bouton “Exécuter la demande” (facture importée) ou sur le bouton “Envoi au destinataire de la facture” (facture éditée) afin d’engager la mise à disposition sur la base des informations fournies

L’opération est terminée. En se connectant à la plate-forme, le destinataire pourra récupérer la facture signée électroniquement par l’expéditeur, et éventuellement archivée pendant 10 ans pour être en conformité avec l’administration fiscale.

Le coût de l’opération sera affiché dès le clic sur le bouton de validation : 0,30€ TTC quel que soit le poids du fichier mis à disposition (coût hors archivage 10 ans). La mise à disposition sera visible en ligne, parmi les autres factures, dans la liste des “factures sortantes” de l’entreprise.

Dans l’exemple, la facture possède un statut ARCH+DISPO signifiant que l’expédieur a choisi de l’archiver en complément de la mise à disposition. Le statut REC signifie que la facture a été reçue, donc lue par son destinataire. Une option de mise en paiement des factures existe : elle nécessite -en complément- l’ouverture d’un “compte de paiement” sur la plate-forme BizOverBiz (coût : 30€ TTC par an).

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