Envoi postal : mode d’emploi

AVANTAGES de la solution :

  • des coûts globaux attractifs pour l’expéditeur (entreprise ou organisme) puisque “tout est compris” dans la procédure d’envoi proposée en ligne
  • une signature électronique visible sur tous les documents sous la forme d’un “macaron” évitant ainsi toute nécessité d’apposer une signature manuelle
  • une garantie d’acheminement grâce à la gestion des PND (plis non distribués) active sur chacun des envois réalisés par l’entreprise ou l’organisme.

PREALABLE à l’utilisation de services sur BizOverBiz :

  • inscrire son entreprise sur la plate-forme en ligne (2 min. environ sont nécessaires)
  • prérégler 10€ HT par carte bancaire en ligne (un prépaiement permet de s’affarnchir d’éventuelles actions malveillantes).

MODE D’EMPLOI :

Une fois connecté à la plate-forme grâce à l’identifiant et au mot de passe fournis lors de l’inscription :

  • cliquer sur le bouton “Factures sortantes” ou “Documents” pour expédier une facture ou un document
  • cliquer sur le bouton “Editer” pour éditer une facture SIMPLE ou sur le bouton “Importer” pour prendre en charge une facture déjà créée à l’aide d’un logiciel indépendant
  • cocher la case “Envoi postal” et éventuellement décocher les cases des services non souhaités. N.B. Le texte s’affiche en vert pour les factures importées et en noir pour les factures éditées
  • cliquer sur le bouton “Browse” (en Français “Parcourir“) pour choisir la facture à importer, ou bien remplir les différents champs constitutifs d’une facture à éditer
  • compléter les différents champs qui constitueront l’adresse postale du destinataire. Ci-dessous cas d’une facture importée. Dans le cas d’une facture éditée, d’autres champs sont rajoutés pour pouvoir établir une facture règlementaire en B2B, notamment le Siret et le statut juridique de l’entreprise destinataire.
  • cliquer sur le bouton “Exécuter la demande” (facture importée) ou sur le bouton “Envoi au destinataire de la facture” (facture éditée) afin d’engager l’envoi postal sur la base des informations fournies

L’opération est terminée. Le destinataire recevra la facture (1) signée électroniquement par l’expéditeur, (2) imprimée en noir et blanc, (3) mise sous pli, et (4) acheminée jusque sa boîte aux lettres “physique” (par opposition à une boîte aux lettres “digitale”).

Le coût de l’opération sera affiché dès le clic sur le bouton de validation : 1,50€ TTC pour 1 page – 1,80€ TTC pour 2 pages – 2,10€ TTC pour 3 pages. L’envoi postal sera visible en ligne dans la liste des “factures sortantes” de l’entreprise ou de l’organisme (tel que ci-dessous) avec les autres factures qui peuvent être gérées différemment : envoi “digital” ou archivage 10 ans par exemple.

Le statut de la facture dans la liste est POSTAL. Le service BizOverBiz gére aussi l’information “pli non distribué” (acronyme PND) : si un retour à l’envoyeur venait à survenir, la facture passerait automatiquement sous statut POSTAL-PND. L’entreprise serait ainsi informée de la non réception de sa facture par le destinataire. La procédure est la même pour un document.

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