Et si les entreprises arrêtaient de s’envoyer des pièces jointes ?

Publié le 5 novembre 2018 :

Chaque jour, un employé reçoit environ 88 mails (Etude Radicati Group – 2015), un chiffre qui peut s’avérer bien supérieur dans de nombreuses compagnies. En faisant abstraction de l’EDI (échange de données informatisées) utilisé par les grandes entreprises, l’e-mail avec pièce jointe et l’envoi postal sont les 2 principales solutions dont disposent les entreprises pour envoyer des documents à d’autres entreprises (factures, devis, bons de livraison, publicité, expertises, rapports, contrats, etc …). Problème : l’envoi postal est chronophage et coûte de plus en plus cher aux entreprises (préparation du courrier, affranchissement, mise sous pli, dépôt). L’envoi de mails avec pièce jointe est plus rapide et plus pratique, mais ce n’est toutefois pas une solution totalement satisfaisante, loin s’en faut !

Les risques liés à l’envoi de pièces-jointes

L’un des premiers risques du mail avec pièce jointe est celui d’atterrir dans la rubrique « courriers indésirables » d’une boite aux lettres électronique (SPAM), ce qui est problématique à la fois pour l’émetteur et le destinataire du document qui peuvent mettre plusieurs jours ou semaines avant de s’en rendre compte. Plus grave : une fois envoyés, les documents joints « se promènent » sur les réseaux et peuvent être détournés de leurs destination, ou clonés pour réaliser du FISHING, ou soumis au pillage de données par des acteurs parfois mal intentionnés, mais aussi par des acteurs agissant en toute légalité (cf. l’article BizOverBiz consacré au « pillage des données »).

La solution BizOverBiz pour contourner ces risques

Pour permettre aux entreprises de transmettre des documents à leurs clients, fournisseurs, partenaires en toute sécurité, BizOverBiz a développé une solution originale consistant à :

   • déposer dans des coffre-forts des factures signées électroniquement par leurs éditeurs, afin que les destinataires puissent les récupérer sous un délai de 4 mois (coût : 0,30€ TTC par facture)

   • déposer dans des coffre-forts des documents (hors factures) signés électroniquement par leurs éditeurs, afin que les destinataires puissent les récupérer sous un délai de 1 mois (coût : 0,30€ TTC par document)

La solution BizOverBiz permet également aux entreprises d’archiver leurs documents sur une durée longue :

   • 10 ans pour les factures (durée légale de conservation des factures)

   • 5 ans pour les autres documents (durée de conservation des documents commerciaux).

Une solution qui présente plusieurs avantages

Le premier avantage de la solution BizOverBiz est son coût, de 5 à 20 fois moins élevé que pour un traitement « papier » classique, à la fois en traitement d’entrée (factures fournisseurs), et en traitement de sortie (factures clients). Autre avantage : cette solution offre une sécurité maximale vis à vis de la transmission des documents. Avec BizOverBiz comme seul prestataire externe de « traitement des données », les données ne sont plus mises successivement à disposition de plusieurs acteurs disséminés aux quatre coins du monde. Enfin, BizOverBiz rend impossible le pillage des données d’entreprises, étant seul prestataire externe de « traitement des données » et explicitement engagé dans la non exploitation des données hébergées dans les coffre-forts. Et pour cause : ce n’est pas son business !

Si l’email avec pièce jointe a bouleversé la manière d’échanger des documents entre entreprises à partir de la fin du XXème siècle, ce n’est cependant pas une option sans risque. C’est pour offrir une alternative fiable, économique et sûre aux TPE-PME que la société 4MP a développé la solution BizOverBiz.

Renseignements complémentaires sur BizOverBiz et sur contact@bizoverbiz.com

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