Et si on réorganisait l’entreprise grâce à la « démat’​ » ?

Publié le 14 octobre 2018 :

L’époque où les entreprises rangeaient et protégeaient leurs documents et factures dans de simples classeurs, pochettes, tiroirs, et autres casiers, ou en externe chez des « archiveurs papier », est révolue. Grâce à la « dématérialisation », il existe désormais des alternatives à ces usages chronophages et peu sécurisés. Ces bouleversements peuvent être aussi l’occasion de réorganiser l’entreprise.

La « dématérialisation » renforce la sécurité

Perte de clé, incendie, vol, ou tout simplement erreur humaine, l’archivage « à l’ancienne » présente des risques pour la sécurité des documents et des données d’une entreprise. Grâce aux avancées du « numérique », il est aujourd’hui possible de les ranger et les protéger, soit en interne dans des coffre-forts électroniques créés à cette attention, soit en externe chez des « archiveurs numériques » professionnels. Dans le même temps, il n’est plus nécessaire d’interdire à certains collaborateurs l’accès aux locaux d’archives ou à des armoires cadenassées. Les restrictions et les clés sont désormais remplacées par des « noms d’utilisateurs » et des « mots de passe » (login et password en Anglais), autrement plus sécurisants.

L’occasion de réorganiser l’entreprise

Ceci peut représenter une formidable occasion de réorganiser l’entreprise et de redéfinir les attributions de chacun. Grâce à la « démat’ », il est possible de créer plusieurs couples (login – password), et de les distribuer avec intelligence et discernement :

  • les services numériques ne sont pas accessibles aux personnes qui ne possèdent pas le précieux sésame,
  • chaque service numérique peut être rendu accessible à une seule personne ou à un groupe de collaborateurs savamment choisi par l’entreprise.

Une flexibilité offerte par la solution BizOverbiz

BizOverBiz, solution de dématérialisation à destination des TPE-PME, propose cette distribution différenciée des accès. Après son inscription sur BizOverBiz, le dirigeant de l’entreprise peut décider de l’attribution de différents couples (login – password) pour chacun des micro-services disponibles :

  • envoi externe de documents
  • édition de devis ou bons de commande
  • édition, importation, mise à disposition ou affacturage de factures sortantes
  • rejet, placement en risque fournisseur, ou règlement manuel de factures entrantes
  • intégration comptable
  • virement externe et enregistrement de bénéficiaires.

Outre une meilleure sécurisation des données et des documents de l’entreprise, la dématérialisation permet de redéfinir les attributions des acteurs de l’entreprise.

Avec BizOverBiz, cette réorganisation peut être menée sur l’ensemble du « cycle d’affaires » des entreprises, depuis l’émission du devis jusqu’au règlement des factures.

Renseignements complémentaires sur https://www.bizoverbiz.com et sur contact@bizoverbiz.com

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