La dématérialisation des factures : un réel avantage en cas de contrôle fiscal ?

Publié le 25 novembre 2018 :

L’administration fiscale contrôle plus de 50 000 entreprises chaque année. Ces contrôles impliquent inévitablement un passage en revue des factures émises et reçues. Avec ou sans démat’, les entreprises qui souhaiteraient frauder (fausse facture, déclaration de TVA falsifiée, montant de prestation minoré ou majoré, etc…) ont évidemment tout à craindre d’un contrôle fiscal. En revanche, pour celles qui font simplement « leur job » avec leurs fournisseurs habituels et leurs clients fidèles, et qui veulent aborder un contrôle fiscal en toute sérénité, la dématérialisation des factures peut être un plus.

Contrôle fiscal : conserver les factures émises et reçues pendant au moins 10 ans

Lorsque l’administration fiscale souhaite effectuer un contrôle fiscal sur une entreprise, elle peut procéder de 2 manières :

   • par contrôle interne (ou sur pièces), sans prévenir l’entreprise concernée, celui-ci se matérialisant en une vérification de cohérence des comptes et des déclarations,

   • par contrôle externe (ou sur vérification de comptabilité) réalisé dans les locaux de l’entreprise. Ayant été prévenue à l’avance, cette dernière devra fournir toutes les pièces comptables au contrôleur fiscal et répondre à toutes les questions posées.

Pour s’y préparer, une entreprise doit conserver les factures payées (reçues de ses fournisseurs), et celles encaissées (envoyées à ses clients) pendant une durée de 10 ans. Cette durée correspond à celle durant laquelle l’administration fiscale est autorisée à réaliser un contrôle.

Comment se préparer à un contrôle fiscal pour ce qui est des factures ?

D’un point de vue réglementaire, une entreprise peut préparer le contrôle fiscal de 2 manières :

   • en utilisant la « piste d’audit fiable » qui consiste à stocker pendant 10 ans la facture et l’ensemble des éléments apportant une preuve de sa validité : devis, bon de commande, bon de livraison, contrat et/ou engagement divers, voire mails attestant de la réalité commerciale de la facture,

   • via l’archivage électronique qui consiste à archiver, coté émetteur et coté destinataire, la facture dématérialisée et signée électroniquement dans un coffre-fort électronique pendant la durée réglementaire de 10 ans.

Certains acteurs de la démat’ laissent entendre qu’une simple signature électronique de la facture suffirait à satisfaire l’administration fiscale. Cela signifie qu’une facture signée électroniquement pourrait être par exemple stockée pendant 10 ans sur un disque dur interne de l’entreprise émettrice, et parallèlement stockée en ligne pour cette même durée chez un prestataire de stockage quelconque par l’entreprise destinataire. De nombreux contrôles fiscaux ont cependant montré que cette façon de faire relevait de la « piste d’audit fiable » qui par définition implique une collecte de documents souvent chronophage, et génère une relative incertitude s’il manque un document lors du contrôle.

L’avantage d’opter pour le double archivage

Le double archivage dans un coffre-fort électronique, à la fois coté émetteur et coté destinataire de la facture, est perçu par l’administration fiscale comme étant de fait « à valeur probatoire ». L’avantage est ici énorme pour les entreprises, puisque la « charge de la preuve » change de camp. En d’autres termes, ce n’est plus à l’entreprise de prouver la validité de la facture (cas de la piste d’audit fiable), mais c’est à l’administration d’apporter la preuve de sa non validité (principe du double coffre-fort). Aujourd’hui, des solutions de double archivage existent pour les entreprises qui le souhaitent. C’est par exemple le cas avec la solution BizOverBiz qui propose cet archivage « à valeur probatoire » de toutes les factures passant par sa plateforme, qu’elles soient éditées en ligne ou importées d’un logiciel déjà existant dans l’entreprise.

En résumé, grâce au double archivage dans un coffre-fort électronique, ou archivage « à valeur probatoire », une entreprise peut aborder un contrôle fiscal avec une relative sérénité, n’ayant plus à se soucier de quoi que ce soit en matière de « validité » de ses factures.

Renseignements complémentaires sur BizOverBiz et sur contact@bizoverbiz.com

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